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À tous ceux qui vont désirer faire œuvre de candidature lors de cette assemblée générale, voici quelques informations sur les tâches que  réalise chaque membre du bureau président, trésorier , secrétaire général et une idée du volume global  de temps qu'il faut consacrer à ces différentes tâches chacun sous son mandat et les missions qui lui sont déléguées.

1/ Principales attributions relevant de la fonction de Président au sein de l’OSADOC. (250h)

Autant que le nouveau mot à la mode «quatorzaine»

1— Participation aux réunions du bureau (3 par an + l’AG)

2— Création, diffusion et archivage des outils de communication interne et externe (Flyer et email) sur la plateforme AssoConnect® :

3– Veille à la cohérence du projet éducatif à la pratique musicale amateur et à sa déclinaison stratégique organisationnelle ainsi qu’à sa crédibilité auprès des principaux partenaires et soutiens et à sa cohérence budgétaire.

4– Assure les relations publiques auprès des sponsors, partenaires et adhérents afin de promouvoir l’essor du projet associatif.

5– Supervise la direction du séjour délégué au directeur de séjour dans le respect du cadre législatif et règlementaire lié au ACM (Accueil collectif de mineurs)

6– Supervise la direction artistique déléguée au chef d’orchestre en matière de cohérence au regard des conventions de partenariats passés avec les 6 communes partenaires annuels de la «tournée» de concerts.

7– Établie et/ou amende, valide et met en œuvre tous les documents contractuels qui engagent sa responsabilité civile et pénale.

 (Contrat de travail, contrat de prestation avec les compositeurs, bulletin d’adhésions établis auprès de majeurs et de parents d’enfants mineurs, convention de prêt de matériels avec le CRR, contrat de mécénat ou de sponsoring avec les partenaires entreprises, Notifications de subvention auprès des collectivités territoriales CD34, CR Occitanie ainsi que d’un des services déconcentrés de l’état [DRAC]).

8– Veille au respect et à la probité des bonnes pratiques professionnelles délégués aux professionnels des équipes d’animation et d’enseignement à la pratique musicale amateur dans l’orchestre.

9– Veille préventivement à l’équilibre budgétaire au respect et à la probité des bonnes pratiques professionnelles déléguées au trésorier ainsi qu’au secrétaire général.

10– Réunis annuellement les conditions pour que la saison se déroule du mieux possible.

11– Établis et supervise la campagne de recrutement des musiciens amateurs, ainsi que des professionnels.

12– Prends régulièrement conseil auprès des membres du bureau associatif ainsi que des conseils des Hommes et Femmes de l’art.

13– Assure la représentation de l’instance compétente et à ce titre établis la couverture assurantielle nécessaire dans l’exercice de son mandat social.

14– Rend annuellement compte et «des comptes» aux adhérents réunis en assemblée générale de façon à obtenir le quitus pour son équipe, voir les résolutions successives votées et…

15– Pérennise ainsi le projet associatif.

2/ Principales attributions relevant de la fonction de trésorier au sein du bureau de l’OSADOC  (150h)

Elles tiennent sur les douze doigts des deux mains.

  1. – Participation aux réunions du bureau (3 par an + l’AG)

  2. -Tenue des comptes sur la plateforme AssoConnect® :

  3. – Encaissement des droits d’inscription et de séjour et relance éventuelle — remboursements

  4. — Règlement des dépenses affectées à l’organisation des concerts

  5. — Règlement des salaires en relation avec le secrétaire qui établit les bulletins de paie

  6. — Contrôle de trésorerie par rapprochement bancaire

  7. — Relations avec la banque

  8. — Production des Comptes de résultat

  9. — Production du Bilan

  10. — Demande de subvention et/ou encaissement des subventions en relation avec le Président

  11. — Établissement des reçus de subventions pour les dons

  12. — Conseil au Président

3/ Principales attributions relevant de la fonction de secrétaire général au sein du bureau de l’OSADOC (100h)

Autant que de notes (toute altération musicale confondue) dans une octave

  1. – Participation aux réunions du bureau (3 par an + l’AG)

  2. – Participation avec les autres membres du bureau à l’établissement de l’ordre du jour

  3. – Assure la rédaction (production) des comptes-rendus des réunions du bureau ainsi que du PV d’AG

  4. –  Établissement des contrats de travail : recueil des infos, préparation des contrats papier, déclaration sur plates-formes CEA et GUSO, information des bénéficiaires, archivage

  5. – Établissement des bulletins de salaire : recueil des infos, déclaration, publication des états de salaire, échange avec le trésorier qui paie. Archivage.

  6. – Assemblées générales : préparation de l’ordre du jour avec les autres membres du bureau; convocations; préparation des résolutions à prendre; rédaction du PV de l’assemblée générale annuelle; archivage des pièces.

  7. – Rédaction des projets de courrier à la signature du président.

  8. – Conseil au Président

 

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